Politique de rétention des factures

La présente politique décrit les principes de conservation des documents de facturation traités via AMC Business OS. Elle complète la politique de confidentialité et les CGU. Les textes ci-dessous sont rédigés pour être clairs et vérifiables par rapport au produit livré ; ils restent soumis à validation juridique avant diffusion commerciale définitive.

Sont concernés, lorsqu’ils sont créés ou stockés dans le service :

• factures et avoirs (données métier, numéros, totaux, statuts) ;
• PDF générés et, le cas échéant, exports ou pièces liées à ces documents ;
• devis et documents précontractuels associés à une relation client, lorsqu’ils sont conservés dans le même espace organisation ;
• données clients et paramètres d’émission nécessaires à la traçabilité des documents (SIRET, adresses, mentions PDF) ;
• journaux d’audit portant sur la création, l’émission, l’envoi ou la modification de ces documents.

Les modules optionnels hors socle facturation (RH, stocks, etc.) suivent leurs propres besoins métier ; seuls les documents de facturation du socle sont couverts ici.

En droit français, les entreprises sont notamment tenues de conserver leurs livres et documents comptables, ainsi que les pièces justificatives, pendant une durée de dix ans (Code de commerce, art. L. 123-22). Des délais fiscaux et de contrôle s’appliquent par ailleurs selon la nature des opérations et le régime applicable à l’organisation cliente.

Ces obligations pèsent en premier lieu sur l’organisation qui émet ou reçoit les factures. AMC Numérique fournit un outil technique de conservation ; il n’exonère pas le client de ses propres obligations comptables, fiscales ou de conservation hors plateforme.

• Organisation cliente : responsable de ses données métier et de la conformité de sa conservation légale (responsable de traitement pour les données personnelles des clients finaux).
• AMC Numérique : prestataire technique / sous-traitant RGPD pour l’hébergement et le traitement des documents dans AMC Business OS, dans le cadre des CGU.

• Pendant le contrat : les factures, avoirs et pièces associées restent accessibles à l’organisation (isolation multi-tenant) tant que le compte organisation est actif.
• Référence légale FR : la conservation cible des documents de facturation est alignée sur le délai comptable de dix ans à compter de la clôture de l’exercice ou, à défaut de paramètre d’exercice dans le produit, à compter de la date du document — sous réserve des obligations propres à chaque organisation.
• Après résiliation : AMC Numérique peut conserver les données le temps nécessaire à la clôture du compte, à la restitution ou à l’export demandé par l’organisation, puis à l’effacement ou à l’archivage technique, sans faire obstacle aux délais légaux applicables au client.
• Journaux d’audit : durée limitée, proportionnée à la sécurité, au diagnostic et à la preuve des actions sensibles.

À la date de cette politique, AMC Business OS ne propose pas de purge automatique calendaire des factures à échéance du délai légal. La suppression anticipée de documents relève de l’organisation (dans les limites du produit) et de ses obligations ; une demande d’effacement globale peut être adressée à AMC Numérique selon les procédures prévues.

Les documents sont isolés par organisation. L’accès est réservé aux membres autorisés (staff), aux contacts portail habilités pour leurs propres documents, et aux personnes de AMC Numérique strictement nécessaires au support ou à l’exploitation. Les échanges s’effectuent en HTTPS ; les actions sensibles sont journalisées.

L’organisation peut exporter ou télécharger ses PDF et consulter ses listes de factures via le back-office pendant la durée du contrat. En cas de résiliation, une restitution ou un export peut être demandé auprès de contact@amcnumerique.fr dans un délai raisonnable. Les fonctionnalités d’export automatisé étendu (portabilité) évoluent selon la feuille de route produit.

Les factures peuvent contenir des données personnelles (contacts, adresses). Leur conservation s’inscrit dans les finalités décrites dans la politique de confidentialité. L’exercice des droits RGPD s’effectue selon les modalités de cette page, en priorité auprès de l’organisation responsable pour les données métier.

Cette politique peut être mise à jour pour refléter l’évolution du produit ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en en-tête. Un changement substantiel pourra être signalé via le service ou par email aux administrateurs d’organisation.

Pour toute question relative à la conservation des factures sur AMC Business OS : contact@amcnumerique.fr.